Key Performace Indicators / KPI

Key Performace Indicators / KPI (Petunjuk Pencapaian Utama)

Apa Itu KPI?
Kejayaan sesebuah organisasi, jabatan atau pekerja dinilai dengan cara membuat ukuran pencapaian (performance measure/P.M) pada tugas atau aktiviti yang dilakukan. Petunjuk hasil utama (key result indicators/K.R.I) menjelaskan hasil prestasi bagi tugas atau aktiviti yang telah dilakukan sama ada dalam bentuk kepuasan pelanggan, untung sebelum cukai atau pulangan modal. Sesebuah syarikat dinilai sebagai berjaya jika pelanggannya berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan, atau syarikat tersebut berjaya mengaut keuntungan dan pulangan modal seperti yang disasarkan. Maka diyakini syarikat berada pada landasan yang betul untuk mencapai matlamat. Analogi mudahnya ialah seumpama sebuah kereta yang menggunakan kelajuan dan gear yang sewajarnya akan diyakini untuk sampai ke destinasi pada masa yang ditetapkan. Antara petunjuk yang dirujuk pada sebuah kereta ialah meter laju (speedometer).

Petunjuk pencapaian (performance indicators/P.I) pula merujuk pada tugas atau aktiviti yang menjadi penentu pada pencapaian atau kejayaan mencapai objektif atau sasaran yang ditetapkan. Justeru, petunjuk pencapaian utama (key performance indicators) merupakan satu set petunjuk pencapaian terpilih yang bersifat paling kritikal pada kejayaan syarikat masa sekarang dan masa depan.

Contohnya di petang bulan Ramadhan, mertua telah menelefon anda pada jam 5.30 petang untuk singgah bertamu. Maka anda perlu memasak hidangan berbuka puasa untuk mereka sekeluarga dalam masa 90 minit iaitu sebelum waktu berbuka puasa. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ialah dapur, gas, bahan mentah, masa dan resipi. Apakah faktor yang paling kritikal dan terpenting perlu difokuskan untuk mencapai matlamat tersebut, atau apakah KPI anda? Adakah set dapur yang moden atau bekalan gas yang mencukupi atau bahan mentah yang sesuai atau masa yang diperlukan atau resipi yang enak?

Sekali imbas, semua faktor tersebut mempunyai kepentingan masing-masing dan memiliki perkaitan antara satu sama lain. Bagaimana untuk menentukan KPI anda dalam memastikan hidangan berbuka puasa tersedia selewat-lewatnya pada jam 7.00 petang? Merujuk pada takrifan KPI yang telah dijelaskan, berdasarkan pada keadaan dan situasi tersebut, KPI anda ialah “MASA” kerana telah ditetapkan anda perlu menyediakan juadah tersebut selewat-lewatnya jam 7.00 petang. Anda boleh pilih untuk menggunakan mana-mana dapur, jika bekalan gas tidak mencukupi maka anda perlu mendapatkannya, begitu juga dengan bahan mentah perlu diperolehi dan rujuklah pada mana-mana buku atau kenalan jika anda ragu-ragu tentang resipi yang dipilih. Sebaliknya anda tidak boleh berkompromi dengan masa kerana masa merupakan petunjuk utama pada pencapaian tugas atau aktiviti yang anda lakukan.

Apakah Ciri-Ciri KPI?
KPI mempunyai ciri-ciri khususnya yang membantu kita membezakan antara KPI dengan petunjuk-petunjuk yang lain. Ringkasnya ciri-ciri tersebut adalah seperti yang berikut:
# Ukuran bukan berdasarkan kewangan
#Diukur secara kerap
#Disokong oleh CEO dan pengurusan kanan
#Difahami oleh semua pekerja
#Tanggungjawab dipikul oleh individu atau kumpulan
#Impak yang nyata
#Impak yang positif

Tapak Asas Melaksanakan KPI
Usaha untuk memastikan KPI dapai dilaksanakan secara berkesan ialah dengan membina asas yang kukuh. Asas tersebut adalah seperti berikut:
#Membina hubungan dengan pekerja, persatuan, pembekal utama dan pelanggan utama
#Mengagihkan kuasa kepada barisan hadapan
#Mengintegrasikan penilaian, laporan dan peningkatan pencapaian
#Menghubungkan ukuran pencapaian dengan strategi.

Langkah seterusnya adalah untuk memberi takrifan yang tepat pada visi, misi dan strategi, tujuannya supaya ketiga-tiga konsep tersebut difahami secara sepakat. Umumnya visi membawa maksud arah tujuan atau ke mana kita hendak pergi. Misi pula merujuk pada bagaimana hendak mencapai tujuan tersebut. Strategi pula merujuk pada perincian kaedah dan cara yang digunakan untuk mencapai sasaran dan objektif yang ditetapkan.

12 Langkah Bagaimana Melaksanakan KPI?
Keupayaan merancang dan melaksanakan KPI secara sistematik merupakan salah satu prasyarat pada kejayaan pelaksanaannya. Berikut merupakan 12 langkah asas untuk melaksanakan KPI menggunakan pendekatan langkah demi langkah. Model ini dihasilkan berdasarkan empat tapak asas yang telah dijelaskan. Langkah-langkah tersebut adalah seperti yang berikut:
1. Mendapatkan komitmen daripada pasukan pengurusan kanan
2. Membentuk pasukan projek KPI yang padu
3. Membina budaya dan proses pantas bertindak
4. Membangunkan strategi KPI bersifat menyeluruh
5. Mewar-warkan kepada semua pekerja
6. Mengenalpasti faktor penentu kejayaan
7. Merekod ukuran pencapaian
8. Memilih pasukan dan ukuran pencapaian
9. Memilih KPI organisasi
10. Membangunkan rangka kerja laporan
11. Memantau penggunaan KPI
12. Menghalusi KPI supaya kekal relevan

Bagaimana Melaksanakan KPI Dalam Tempoh 16 Minggu
Tempoh masa yang diperlukan untuk melaksanakan KPI bergantung pada keadaan sesebuah organisasi atau syarikat. Secara umumnya KPI boleh dilaksanakan dalam tempoh 16 minggu dengan memenuhi prasyarat-prasyarat berikut:
#Melantik fasilitator projek
#Mulakan dengan komitmen dan perkongsian ilmu pengurusan kanan
#Meletakkan fokus pada faktor penentu kejayaan
#Mematuhi prinsip 10/80/10 (10 KRI/ 80 PI/ 10 KPI)
#Memilih pasukan KPI
#Melakukannya dengan segera
#Menggunakan sistem sedia ada dalam tempoh 12 bulan
#Merekodkan semua ukuran pencapaian di dalam pangkalan data
#Menguasai seni membuat laporan KPI
#Membuat pertimbangan untuk penjenamaan semula

Bagaimana Menyediakan Laporan Ukuran Pencapaian
Penyediaan laporan merupakan proses yang penting untuk menyempurnakan pelaksanaan KPI. Ringkasnya terdapat empat jenis laporan yang perlu disediakan untuk memenuhi keperluan pelbagai peringkat dalam organisasi atau syarikat.

#Laporan KPI kepada Lembaga Pengarah
Membolehkan Lembaga Pengarah memantau pelaksanaan KPI dan memberi keyakinan bahawa organisasi atau syarikat berada pada landasan yang tepat untuk mecapai matlamat.

#Laporan ukuran pencapaian kepada Pengurusan
Membolehkan pihak pengurusan membuat pemantauan dan mengambil tindakan atau langkah pembaikan yang perlu. Laporan perlu dibuat secara berfasa iaitu harian, mingguan dan bulanan.

#Laporan ukuran pencapaian Pasukan
Membolehkan pasukan membuat penilaian secara menyeluruh hasil dari pelaksanaan gerak kerja yang telah dibuat. Pada masa yang sama boleh membandingkan antara prestasi yang telah dicapai dengan sasaran yang telah ditetapkan.

#Laporan ukuran pencapaian kepada Pekerja
Membolehkan setiap pekerja mengetahui dengan jelas perkembangan yang berlaku dalam organisasi atau syarikat menerusi perkongsian kemajuan KPI yang telah dilaksanakan. Justeru, setiap pekerja boleh membuat penyesuaian status pencapaian mereka dengan perkembangan terkini organisasi atau syarikat.

Rumusan
Kefahaman secara mendalam perlu diperolehi sebelum melaksanakan KPI supaya fokus mampu dijuruskan pada petunjuk pencapaian yang tepat bagi memastikan matlamat meningkatkan prestasi pada masa sekarang dan masa depan berjaya. Kekeliruan dalam memilih dan mengkategorikan petunjuk akan menjerumuskan organisasi atau syarikat pada risiko pemesongan dari matlamat dan pembaziran sumber yang digunakan.