KEMBARA ILMU: JAKARTA 1-3 SEPT 2009 / 11-13 RAMADHAN 1430H

Iftitah
Penulisan ini bertujuan berkongsi sebuah pengalaman bagaimana memaksimumkan manfaat dari musafir ilmu berdasarkan pengalaman penulis menyempurnakan tugasan dalam rangka kunjungan silaturrahim ke Jakarta dan kawasan sekitarnya.

Persiapan Awal
Kemampuan menjangka dan membuat perencanaan awal merupakan salah satu faktor yang akan menentukan tahap kejayaan menyempurnakan misi dan matlamat musafir ilmu. Antara persiapan awal sebelum berangkat ialah:

a) Persiapan teknikal
Merangkumi penelitian kesahan pasport, tempahan tiket penerbangan, komunikasi dengan wakil atau hos tempatan, perencanaan jadual perjalanan dan tentatif program, aturan temujanji, anggaran belanjawan, penukaran matawang asing dan sebagainya. Tujuannya supaya musafir berjalan lancar tanpa sebarang gangguan bersifat teknikal.

b) Persiapan logistik
Merangkumi tempahan tempat penginapan, kemudahan pengangkutan, peta dan panduan lokasi tujuan, kemudahan bersahur dan iftar (kerana musafir pada bulan Ramadhan), kemudahan komunikasi (local simcard) dan sebagainya. Tujuannya supaya dapat bermusafir dalam keadaan kondusif. Justeru, fokus dan perhatian dapat ditumpukan sepenuhnya untuk menyempurnakan misi dan matlamat musafir ilmu.

c) Penyeragaman imej
Merangkumi aspek pemakaian, fail dokumen, kad pengenalan diri dan sebagainya. Profil syarikat dan cenderamata yang seragam disediakan sepadan dengan bilangan kunjungan. Tujuannya supaya imej dan identiti syarikat dapat dizahirkan secara profesional.

d) Persiapan mental dan fizikal
Merangkumi penjelasan dan perbincangan secara intensif misi dan matlamat yang ditetapkan untuk dicapai oleh musafir ilmu. Pada masa yang sama merangka strategi yang bersesuaian. Tujuannya supaya mampu menangani cabaran-cabaran yang mungkin dihadapi dari pelbagai perspektif secara berhikmah.

e) Persiapan bahan ilmiah
Merangkumi pengumpulan bahan-bahan dan data-data berkaitan, mendapatkan pandangan dan pendapat individu dan pihak-pihak yang berautoriti, memohon maklumat ringkas dari wakil atau hos tempatan dan menyelami kisah-kisah kejayaan dan kegagalan yang berkaitan. Tujuannya supaya gambaran awal yang tepat menjadi asas dalam kotak pemikiran.


Penyelarasan Minda
Bermula sejak persiapan awal, penyelarasan minda dilakukan terutama di kalangan anggota misi musafir ilmu. Kaedahnya ialah dengan cara:
a) Perbincangan
b) Penyelidikan awal
c) Pembahagian tugasan
d) Perkongsian hasil
e) Penyeragaman tindakan
Penyelarasan minda juga sentiasa dikemaskini secara berkala terutama sebelum dan selepas selesai fokus kunjungan. Tujuannya supaya anggota misi sentiasa bersedia dan berada pada landasan yang tepat untuk merencanakan kunjungan yang seterusnya.

Mengemudi Pertemuan
Gabungan kemahiran berunding dan pengalaman kerja merupakan resipi terbaik untuk mengemudi pertemuan secara objektif, neutral dan berefikasi. Antara teknik-teknik utama mengemudi pertemuan adalah seperti berikut:
a) Memperkenalkan identiti organisasi dan diri
b) Mendengar penuh perhatian
c) Menzahirkan rasa empati
d) Mencuit perasaan dan memecahkan halangan komunikasi
e) Mengambil iktibar rahsia kejayaan dan kisah kegagalan
f) Menyaring maklumat
g) Membentangkan perspektif lebih luas (big picture)
h) Menyuarakan tambah nilai
i) Membuka ruang sinergi
j) Memperingatkan batasan masa

Semakan Hasil
Baki masa sebelum berangkat kembali ke tanah air dimanfaatkan sepenuhnya untuk membuat semakan hasil dari musafir ilmu yang telah dilaksanakan. Merangkumi dapatan dari kunjungan, pengiktibaran yang diperolehi dan aspek-aspek yang boleh dipertingkatkan. Beberapa isu utama dijadikan sebagai persetujuan awal untuk menjadi fokus dalam merencanakan langkah seterusnya.

Tuaian Hasil
Tugasan seterusnya ialah membina sebuah rangka kerja berdasarkan perolehan maklumat dari musafir ilmu yang telah dilaksanakan. Segala catatan dan dokumen yang diperolehi dijadikan sebagai rujukan utama. Justeru, kemahiran memahami, menyaring dan memfokuskan pada maklumat bersifat sahih dan valid untuk dijadikan sebagai catatan sangat penting. Kebergantungan pada catatan memori semata-mata akan menjerumuskan pada risiko ketidakpastian yang boleh mengundang rasa was-was. Jadikanlah pen dan buku catatan sebagai pendamping yang setia.