Key Performace Indicators / KPI

Key Performace Indicators / KPI (Petunjuk Pencapaian Utama)

Apa Itu KPI?
Kejayaan sesebuah organisasi, jabatan atau pekerja dinilai dengan cara membuat ukuran pencapaian (performance measure/P.M) pada tugas atau aktiviti yang dilakukan. Petunjuk hasil utama (key result indicators/K.R.I) menjelaskan hasil prestasi bagi tugas atau aktiviti yang telah dilakukan sama ada dalam bentuk kepuasan pelanggan, untung sebelum cukai atau pulangan modal. Sesebuah syarikat dinilai sebagai berjaya jika pelanggannya berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan, atau syarikat tersebut berjaya mengaut keuntungan dan pulangan modal seperti yang disasarkan. Maka diyakini syarikat berada pada landasan yang betul untuk mencapai matlamat. Analogi mudahnya ialah seumpama sebuah kereta yang menggunakan kelajuan dan gear yang sewajarnya akan diyakini untuk sampai ke destinasi pada masa yang ditetapkan. Antara petunjuk yang dirujuk pada sebuah kereta ialah meter laju (speedometer).

Petunjuk pencapaian (performance indicators/P.I) pula merujuk pada tugas atau aktiviti yang menjadi penentu pada pencapaian atau kejayaan mencapai objektif atau sasaran yang ditetapkan. Justeru, petunjuk pencapaian utama (key performance indicators) merupakan satu set petunjuk pencapaian terpilih yang bersifat paling kritikal pada kejayaan syarikat masa sekarang dan masa depan.

Contohnya di petang bulan Ramadhan, mertua telah menelefon anda pada jam 5.30 petang untuk singgah bertamu. Maka anda perlu memasak hidangan berbuka puasa untuk mereka sekeluarga dalam masa 90 minit iaitu sebelum waktu berbuka puasa. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ialah dapur, gas, bahan mentah, masa dan resipi. Apakah faktor yang paling kritikal dan terpenting perlu difokuskan untuk mencapai matlamat tersebut, atau apakah KPI anda? Adakah set dapur yang moden atau bekalan gas yang mencukupi atau bahan mentah yang sesuai atau masa yang diperlukan atau resipi yang enak?

Sekali imbas, semua faktor tersebut mempunyai kepentingan masing-masing dan memiliki perkaitan antara satu sama lain. Bagaimana untuk menentukan KPI anda dalam memastikan hidangan berbuka puasa tersedia selewat-lewatnya pada jam 7.00 petang? Merujuk pada takrifan KPI yang telah dijelaskan, berdasarkan pada keadaan dan situasi tersebut, KPI anda ialah “MASA” kerana telah ditetapkan anda perlu menyediakan juadah tersebut selewat-lewatnya jam 7.00 petang. Anda boleh pilih untuk menggunakan mana-mana dapur, jika bekalan gas tidak mencukupi maka anda perlu mendapatkannya, begitu juga dengan bahan mentah perlu diperolehi dan rujuklah pada mana-mana buku atau kenalan jika anda ragu-ragu tentang resipi yang dipilih. Sebaliknya anda tidak boleh berkompromi dengan masa kerana masa merupakan petunjuk utama pada pencapaian tugas atau aktiviti yang anda lakukan.

Apakah Ciri-Ciri KPI?
KPI mempunyai ciri-ciri khususnya yang membantu kita membezakan antara KPI dengan petunjuk-petunjuk yang lain. Ringkasnya ciri-ciri tersebut adalah seperti yang berikut:
# Ukuran bukan berdasarkan kewangan
#Diukur secara kerap
#Disokong oleh CEO dan pengurusan kanan
#Difahami oleh semua pekerja
#Tanggungjawab dipikul oleh individu atau kumpulan
#Impak yang nyata
#Impak yang positif

Tapak Asas Melaksanakan KPI
Usaha untuk memastikan KPI dapai dilaksanakan secara berkesan ialah dengan membina asas yang kukuh. Asas tersebut adalah seperti berikut:
#Membina hubungan dengan pekerja, persatuan, pembekal utama dan pelanggan utama
#Mengagihkan kuasa kepada barisan hadapan
#Mengintegrasikan penilaian, laporan dan peningkatan pencapaian
#Menghubungkan ukuran pencapaian dengan strategi.

Langkah seterusnya adalah untuk memberi takrifan yang tepat pada visi, misi dan strategi, tujuannya supaya ketiga-tiga konsep tersebut difahami secara sepakat. Umumnya visi membawa maksud arah tujuan atau ke mana kita hendak pergi. Misi pula merujuk pada bagaimana hendak mencapai tujuan tersebut. Strategi pula merujuk pada perincian kaedah dan cara yang digunakan untuk mencapai sasaran dan objektif yang ditetapkan.

12 Langkah Bagaimana Melaksanakan KPI?
Keupayaan merancang dan melaksanakan KPI secara sistematik merupakan salah satu prasyarat pada kejayaan pelaksanaannya. Berikut merupakan 12 langkah asas untuk melaksanakan KPI menggunakan pendekatan langkah demi langkah. Model ini dihasilkan berdasarkan empat tapak asas yang telah dijelaskan. Langkah-langkah tersebut adalah seperti yang berikut:
1. Mendapatkan komitmen daripada pasukan pengurusan kanan
2. Membentuk pasukan projek KPI yang padu
3. Membina budaya dan proses pantas bertindak
4. Membangunkan strategi KPI bersifat menyeluruh
5. Mewar-warkan kepada semua pekerja
6. Mengenalpasti faktor penentu kejayaan
7. Merekod ukuran pencapaian
8. Memilih pasukan dan ukuran pencapaian
9. Memilih KPI organisasi
10. Membangunkan rangka kerja laporan
11. Memantau penggunaan KPI
12. Menghalusi KPI supaya kekal relevan

Bagaimana Melaksanakan KPI Dalam Tempoh 16 Minggu
Tempoh masa yang diperlukan untuk melaksanakan KPI bergantung pada keadaan sesebuah organisasi atau syarikat. Secara umumnya KPI boleh dilaksanakan dalam tempoh 16 minggu dengan memenuhi prasyarat-prasyarat berikut:
#Melantik fasilitator projek
#Mulakan dengan komitmen dan perkongsian ilmu pengurusan kanan
#Meletakkan fokus pada faktor penentu kejayaan
#Mematuhi prinsip 10/80/10 (10 KRI/ 80 PI/ 10 KPI)
#Memilih pasukan KPI
#Melakukannya dengan segera
#Menggunakan sistem sedia ada dalam tempoh 12 bulan
#Merekodkan semua ukuran pencapaian di dalam pangkalan data
#Menguasai seni membuat laporan KPI
#Membuat pertimbangan untuk penjenamaan semula

Bagaimana Menyediakan Laporan Ukuran Pencapaian
Penyediaan laporan merupakan proses yang penting untuk menyempurnakan pelaksanaan KPI. Ringkasnya terdapat empat jenis laporan yang perlu disediakan untuk memenuhi keperluan pelbagai peringkat dalam organisasi atau syarikat.

#Laporan KPI kepada Lembaga Pengarah
Membolehkan Lembaga Pengarah memantau pelaksanaan KPI dan memberi keyakinan bahawa organisasi atau syarikat berada pada landasan yang tepat untuk mecapai matlamat.

#Laporan ukuran pencapaian kepada Pengurusan
Membolehkan pihak pengurusan membuat pemantauan dan mengambil tindakan atau langkah pembaikan yang perlu. Laporan perlu dibuat secara berfasa iaitu harian, mingguan dan bulanan.

#Laporan ukuran pencapaian Pasukan
Membolehkan pasukan membuat penilaian secara menyeluruh hasil dari pelaksanaan gerak kerja yang telah dibuat. Pada masa yang sama boleh membandingkan antara prestasi yang telah dicapai dengan sasaran yang telah ditetapkan.

#Laporan ukuran pencapaian kepada Pekerja
Membolehkan setiap pekerja mengetahui dengan jelas perkembangan yang berlaku dalam organisasi atau syarikat menerusi perkongsian kemajuan KPI yang telah dilaksanakan. Justeru, setiap pekerja boleh membuat penyesuaian status pencapaian mereka dengan perkembangan terkini organisasi atau syarikat.

Rumusan
Kefahaman secara mendalam perlu diperolehi sebelum melaksanakan KPI supaya fokus mampu dijuruskan pada petunjuk pencapaian yang tepat bagi memastikan matlamat meningkatkan prestasi pada masa sekarang dan masa depan berjaya. Kekeliruan dalam memilih dan mengkategorikan petunjuk akan menjerumuskan organisasi atau syarikat pada risiko pemesongan dari matlamat dan pembaziran sumber yang digunakan.

AL WIQAYAH KHAIRUN MINAL ‘ILAJ (Prevention Better Than Cure)

Bagaimana Bersikap Proaktif?
Pendekatan bersifat proaktif kini lebih diutamakan berbanding dengan pendekatan bersifat reaktif. Kemahiran menyelesaikan masalah dan menguruskan krisis diperkembangkan menjadi kemahiran mengenalpasti masalah dan mencegah krisis.

Contohnya pasukan Bomba bukan sekadar memiliki kemahiran memadamkan kebakaran dan mengawal api supaya tidak merebak ke kawasan yang lain. Sebaliknya pasukan Bomba kini dilatih untuk mengenalpasti petanda-petanda awal akan berlakunya kebakaran dan memberikan khidmat nasihat kepada orang ramai, bagaimanakah langkah terbaik untuk mencegah berlakunya kebakaran.

Contoh lain, pengamal perubatan termasuk jururawat bukan sekadar memiliki kemahiran untuk membuat diagnosis ke atas pesakit seterusnya memberi priskripsi ubat supaya penyakit tidak berlarutan atau berjangkit kepada orang lain. Sebaliknya mereka perlu dilatih untuk mengenalpasti simptom-simptom awal yang boleh menimbulkan penyakit atau wabak serta berusaha mencegah berlakunya penularan penyakit atau wabak sehingga ke tahap pandemik.

Mengapa Masalah Disorok?
Tabiat manusia adalah menyimpan atau menyorok masalah dengan pelbagai sebab dan alasan. Seringkali dilihat dan dianggap satu keganjilan atau kejanggalan bila sesuatu masalah ditimbulkan atau dijadikan sebagai fokus perbincangan. Justeru, masalah sukar dikenalpasti dan langkah-langkah pencegahan gagal direncanakan. Secara umumnya terdapat lima punca utama yang menyebabkan masalah disorok, iaitu:

#Budaya takut
#Struktur atau hierarki organisasi yang kompleks
#Halangan komunikasi
#Pudar gerak hati
#Kurang latihan dan bimbingan

Minda Proaktif
Pintu utama untuk memiliki kemahiran mengenalpasti masalah dan mencegah krisis ialah dengan melakukan anjakan paradigma untuk membina satu kerangka pemikiran yang baru yang dinamakan sebagai Minda Proaktif. Kerangka pemikiran ini dibina di atas empat teras yang utama, iaitu:

#Keghairahan menggali ilmu
#Pemikiran bersifat sistemik
#Paranoia secara sihat
#Obses secara positif

Proses untuk menghasilkan teras tersebut secara umumnya boleh dibahagikan pada tujuh langkah asas yang berikut:

1. Memintas halangan komunikasi
Tindakan yang boleh dibuat ialah dengan berusaha untuk mendapatkan maklumat dari sumber yang primer seumpama cuba mendengar sendiri sesuatu perkara atau berita. Tidak hanya berpuas hati dengan satu sumber, malahan mengambil inisiatif untuk mempelbagaikan sumber maklumat. Meluaskan pergaulan terutama dengan ganerasi yang lebih muda. Melibatkan diri dengan semua golongan dan tidak terbatas pada kelompok utama atau tertentu sahaja. Pada masa yang sama membuka minda untuk mendengar luahan rasa atau pendapat pihak luar yang tiada kaitan secara langsung.

2. Membawa perwatakan etnografer
Tindakan yang boleh dibuat ialah membebaskan diri dari perangkap pelbagai persepsi atau tanggapan awal yang bersifat sangkaan semata-mata. Setelah itu, pemerhatian dibuat dengan menggunakan pelbagai sumber dengan meletakkan sasaran untuk medapatkan sebanyak mungkin maklumat yang diperlukan. Semua maklumat direkodkan secara andal untuk memudahkan rujukan pada masa hadapan.

3. Mengamati corak dan urutan peristiwa
Tindakan yang boleh dibuat ialah memanfaatkan kelebihan gerak hati sebagai salah satu mekanisme membuat pertimbangan dan keputusan. Berwaspada apabila membuat perbandingan bagi mengelak dari terjebak dalam analogi bersifat janggal. Memfokuskan penyelesaian pada masalah yang dihadapi dan jangan sekali-kali mengambil jalan pintas dengan membuat pemadanan antara penyelesaian yang telah dimiliki dengan masalah yang bakal dihadapi.

4. Mengadun data dan maklumat
Tindakan yang boleh dibuat ialah setiap data dan maklumat yang diperolehi diadun secara bijak walaupun secara zahirnya kelihatan seperti berasingan dan tiada perkaitan antara satu sama lain. Perkongsian data dan maklumat perlu dijadikan budaya di semua peringkat secara menyeluruh. Justeru, kemahiran mengintegrasikan pemikiran merupakan salah satu prasyarat utama untuk mengadun data dan maklumat.

5. Mengambil iktibar dari kesilapan
Tindakan yang boleh dibuat ialah membezakan antara kesilapan yang melanggar prinsip dengan kesilapan yang boleh dimaafkan. Tujuannya supaya kesilapan tersebut boleh dijadikan sebagai kaedah untuk memperbaiki kemahiran dan mutu kerja yang dihasilkan. Hakikat yang sebenar ialah kita bukannya melakukan kesilapan tetapi belajar cara yang kurang tepat untuk mencapai matlamat.

6. Menggilap kemahiran bercakap dan mendengar
Tindakan yang boleh dibuat ialah menggilap kemahiran komunikasi terutama bercakap dan mendengar. Pengabaian pada mana-mana aspek komunikasi akan mengganggu kelancaran penghantaran dan penerimaan data dan maklumat. Latihan kemahiran komunikasi perlu diberikan pada semua peringkat dalam organisasi bagi mewujudkan keseragaman amalan dan tindakan.

7. Membuat penilaian secara keseluruhan
Tindakan yang boleh dibuat ialah menjadikan proses muhasabah sebagai budaya. Setiap tindakan perlu disusuli dengan proses semakan dan penilaian semula. Adalah lebih baik mengenalpasti kelemahan sendiri untuk dilakukan proses pembaikan berbanding mencari kelemahan pesaing untuk diambil kesempatan. Semakan dan penilaian perlu dilakukan secara menyeluruh iaitu bukan sekadar melihat aspek positif bahkan meliputi aspek negatif.

Kemampuan mengenalpasti masalah dan mencegah krisis akan melonjakkan diri kita beberapa langkah kehadapan untuk menjadi peneraju bidang yang diceburi. Pepatah Arab ada mengatakan “mencegah itu lebih baik dari mengubati”.

Blog Iftitah

Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Pengasih.

Alhamdulillah, niat untuk memulakan sebuah blog dapat direalisasikan pada hari ini. Berbeza dengan penglibatan dalam laman Facebook yang lebih menjurus pada menghubung dan mengukuhkan semula ikatan silaturrahim yang sedia terjalin. Blog ini lebih mengkhusus pada matlamat pembangunan dan peningkatan kerjaya serta kredibiliti diri. Justeru, beberapa pasak dijadikan sebagai teras utama:

· Kerelaan diri bergabung dengan sebuah organisasi yang berupaya menjalankan operasi dengan kadar pematuhan pada syariah yang tinggi dan meletakkan faktor keberkatan sebagai keutamaan. Jauh di sudut hati memahami dan menyedari cabaran dan risiko yang perlu diharungi atas pilihan bekerja di sebuah syarikat swasta berstatus sendirian berhad.

· Memanfaatkan sepenuhnya ruang dan peluang yang tersedia dalam organisasi untuk mendapat panduan dan bimbingan yang bukan sekadar bersifat teori malahan praktikal serta dilihat sebagai cerminan pada realiti kehidupan.

· Merealisasikan visi dan misi yang dibawa oleh organisasi dengan menganggapnya sebagai cabaran untuk meningkatkan potensi diri. Bersedia menggalas tugas dan amanah dalam bidang kajian, latihan atau perundingan. Menetapkan sasaran untuk menguasai kaedah menggubal metodologi kajian dan membuat analisis secara kritikal, menggubal modul bersifat model dan bernilai tambah, menyalur khidmat nasihat dalam pengurusan Islam dan kaunseling Islam serta menghasilkan karya penulisan yang bersifat semasa.

· Meningkatkan usaha untuk mengubah cabaran dalam meningkatkan potensi diri menjadi peluang. Antaranya penguasaan bahasa Inggeris terutama dalam aspek penulisan dan percakapan. Mengasah kemahiran berfikir secara multi thinking untuk menyempurnakan amanah dengan lebih cekap dan berkesan.

Medan ini akan menjadi wasilah untuk merakamkan khazanah ilmu dan pengalaman yang telah diperolehi dan juga yang akan cuba digapai. Walaupun laman bersifat peribadi, namun dibuka untuk tatapan umum atas niat “ilmu yang dimanfaatkan”. Justeru, perkongsian dan sinergi yang boleh membawa impak positif adalah dialu-alukan.

“Allahumma yassir wala tu’assir wa atmim bil khair”

Wassalam
-16 Syaaban 1430H-