REENGINEERING: MENGEMUDI DAN MENGURUS PERUBAHAN

Kenapa Organisasi Melakukan Reengineering?
Terdapat beberapa keadaan yang menjadi faktor pendorong untuk sesebuah organisasi melakukan reengineering. Antaranya adalah seperti berikut:
a) Organisasi yang sedang menghadapi masalah yang kronik menyebabkan prestasi merosot
b) Organisasi yang menjangka risiko sesuatu masalah akan muncul tetapi masih belum mengalami apa-apa kesukaran
c) Organisasi yang menerajui pasaran dan meletakkan matlamat untuk mengekalkan konsistensi prestasinya

Apakah Objektif Organisasi Melakukan Reengineering?
Objektif atau tujuan sesebuah organisasi melakukan reengineering bergantung pada situasi dan keadaan organisasi tersebut dan juga matlamat atau sasaran yang mahu dicapai pada masa hadapan. Secara umumnya objektif yang ditetapkan antaranya adalah seperti berikut:
a) Pengurangan kos
b) Meningkatkan keuntungan
c) Memperbaiki perkhidmatan pelanggan
d) Meningkatkan daya saing
e) Daya tindak balas pada pasaran
f) Meningkatkan kepuasan pelanggan
g) Produk yang lebih berkualiti
h) Meningkatkan jualan dan hasil
i) Memperbaiki perkongsian maklumat
j) Memperkukuhkan hubungan dengan vendor

Proses Melakukan Reengineering
Pelbagai pendekatan boleh dipilih untuk melakukan proses reengineering contohnya adalah seperti berikut:
a) Memahami aliran proses sedia ada
b) Mencabar aliran proses sedia ada
c) Menyusun dan mencipta semula proses alternatif
d) Meneliti maklumat yang diperlukan
e) Melakukan ujian kebolehsanaan proses baru yang dicipta

Faktor-Faktor Kejayaan Proses Reengineering
Faktor-faktor yang bersifat kritikal ini perlu diberikan perhatian yang sewajarnya untuk memastikan proses reengineering yang dilakukan mencapai kejayaan. Secara umumnya faktor-faktor tersebut adalah seperti berikut:
a) Komitmen dan sokongan padu daripada pengurusan atasan
b) Matlamat dan visi yang kukuh, jelas, merangsang dan boleh dicapai
c) Mestilah bertujuan meningkatkan prestasi organisasi secara keseluruhan
d) Pemilihan kaedah dan pendekatan yang bersesuaian
e) Tidak terlalu bergantung pada teknologi atau IT
f) Memanfaatkan sepenuhnya semua sumber yang ada dan tidak hanya bergantung pada sumber dalaman sahaja
g) Memiliki pasukan pelaksana yang efektif
h) Sentiasa mencabar penemuan, rumusan dan cadangan daripada setiap ahli yang terlibat
i) Pengurusan perubahan yang baik

Faktor Yang Berisiko Menghalang Kejayaan Proses Reengineering
Proses melakukan reengineering perlu mengambil kira beberapa faktor yang berisiko menghalang kejayaan proses reengineering. Antaranya adalah seperti berikut:
a) Matlamat yang tidak jelas
b) Kurang komitmen daripada pengurusan tertinggi
c) Pasukan pelaksana yang kurang efektif
d) Sikap terlalu bergantung pada teknologi dan IT
e) Penolakan pada perubahan
f) Sumber-sumber yang terhad

Wassalam: http://izhanhamidi.blogspot.com

Training Needs Analysis (TNA): Mekanisme Menilai Keperluan Sebenar

Manusia secara teorinya menghadapi kesukaran untuk berada pada tahap keupayaan atau prestasi sebenar jika keperluan asasnya kurang sempurna. Justeru, kemampuan untuk menjana potensi diri yang sebenar lebih tinggi sekiranya bukan sekadar keperluan asas dipenuhi malahan disokong dengan keperluan-keperluan bersifat nilai tambah.

Proses membuat penilaian atau analisis keperluan mempunyai pelbagai mekanisme dan pilihan pendekatan. Pemilihan dan keutamaan pendekatan bergantung pada faktor-faktor yang bersifat setempat. Antara pendekatan tersebut adalah seperti berikut:
a) Ringkas
b) Sistematik
c) Pentadbiran
d) Politik

Tahap Pelaksanaan Training Needs Analysis (TNA)
Demi menghasilkan satu analisis keperluan yang berkesan, langkah-langkah berikut merupakan asas yang boleh dijadikan sebagai panduan:
a) Perancangan
b) Proses analisis
c) Kerja lapangan
d) Hasil kajian dan perakuan
e) Laporan

Data Sebagai Asas Analisis
Data bersifat primer dan sekunder menjadi asas untuk melaksanakan analisis keperluan yang memiliki tahap kesahihan dan kebolehpercayaan yang tinggi. Proses pengumpulan data boleh dilaksanakan melalui mekanisme berikut:
a) Menyemak dokumen, rekod dan bahan arkib
b) Temuduga
c) Perbincangan kumpulan fokus
d) Pemerhatian
e) Soalselidik

Siapakah Yang Perlu Dianalisis?
Tiga pihak utama yang membentuk kerangka dan sistem sesebuah syarikat perlu dianalisis secara bersepadu. Tahap-tahap analisis tersebut adalah seperti berikut:
a) Organisasi
b) Jabatan
c) Individu

Menyediakan Pelan Latihan Tahunan
Hasil yang diperolehi dari analisis keperluan diterjemahkan dalam bentuk pelan latihan tahunan untuk organisasi. Seterusnya permohonan kewangan atau pembiayaan dikemukakan untuk melancarkan pelaksanaan pelan yang telah dirangka.

Bagaimana Mengenalpasti Latihan Yang Bersesuaian?
Proses penyediaan pelan latihan tahunan menuntut kita untuk mengenalpasti latihan yang bersesuaian. Berikut merupakan beberapa faktor penting yang boleh dijadikan sebagai asas pertimbangan untuk mengenalpasti dan seterusnya memilih latihan yang dapat memenuhi keperluan yang sebenar.
a) Tahap keperluan latihan
b) Kos
c) Masa
d) Sasaran
e) Bahasa
f) Tempat

Jenis-Jenis Program Latihan
Terdapat pelbagai bentuk dan pendekatan latihan yang boleh dipilih,bergantung pada faktor-faktor yang telah dipertimbangkan dalam mengenalpasti latihan. Antaranya adalah seperti yang berikut:
a) Dalaman (In-House)
b) Program Awam (Public)
c) Program Luar Negara (Oversea)

Bagaimana Menilai Keberkesanan Latihan?
Demi memastikan syarikat mendapat pulangan yang sewajarnya dari pelaburan pada program latihan, maka penilaian yang bersifat menyeluruh, praktikal dan kritikal perlu dilaksanakan. Antara perkara utama yang perlu difokuskan dalam penilaian tersebut adalah seperti berikut:
a) Jumlah kos
b) Jumlah sasaran peserta
c) Objektif latihan
d) Proses perniagaan bersifat kritikal
e) Pulangan pelaburan

Tahap Penilaian
Secara umumnya terdapat empat tahap penilaian yang boleh dijadikan sebagai mekanisme mengukur keberkesanan program latihan. Tahap-tahap tersebut adalah seperti berikut:
a) Reaksi / Happy sheet
b) Ujian / Ilmu
c) Keupayaan Aplikasi
d) Pulangan Pelaburan Latihan (Return of Training Invenstment)

Indikator Penilaian
Terdapat pelbagai indikator sama ada bersifat leading indicator atau lagging indicator yang boleh dijadikan sebagai petunjuk dalam membuat penilaian dalam tempoh pra latihan dan pasca latihan. Indikator-indikator tersebut adalah seperti yang berikut:
a) Production turnover
b) Quality figures
c) Rejects and rework rates
d) Yields trends
e) Staff turnover
f) Number/types of grievances
g) Tracking customer complaints
h) Service response time studies
i) Service recovery figures

Rahsia Kejayaan Latihan
Kejayaan sesebuah latihan bergantung pada pelbagai faktor termasuk persepsi individu yang membuat penilaian. Justeru, penilaian yang bersifat holistik dan objektif perlu dilakukan untuk mengukur kejayaan latihan yang dilaksanakan. Antara faktor-faktor yang perlu dijadikan sebagai pertimbangan adalah seperti berikut:
a) Pelan latihan
b) Fasiliti latihan
c) Rekod latihan
d) Jurulatih
e) Penilaian

Apresiasi
Sekalung apresiasi buat pasukan TNA PSMB di atas perkongsian ilmu dan pengalaman sepanjang kursus Training Needs Analysis Training Programme for Small & Medium Enterprises di Wisma PSMB pada 4-5 November 2009.
# Mr Lim Kah Cheng
# Puan Noorliza Nuruddin
# En. Muhammad Fahame Mohd Idris

Wassalam: http://izhanhamidi.blogspot.com